名刺管理を効率化!アプリとエクセルの使い分け方

名刺管理は、ビジネスを行う上で欠かすことのできない重要な業務の1つです。従来の紙の名刺だけでは、検索や共有が難しく、効率的な管理が難しくなっています。そこで、デジタル化による名刺管理の効率化が求められています。本ブログでは、名刺管理ソフトとエクセルを使った名刺管理について、それぞれの特徴や手順、メリット・デメリットを詳しく解説します。名刺管理の課題を抱えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

1. 名刺管理ソフトとエクセルの違い
1. 名刺管理ソフトの特長
2. Excelでの名刺管理
2. エクセルでの名刺管理の手順
3. エクセルで名刺管理をするメリット
4. エクセルで名刺管理をするデメリット
5. エクセル出力対応の名刺管理ソフト
まとめ
よくある質問

1. 名刺管理ソフトとエクセルの違い

名刺管理を行う上で、名刺管理ソフトとExcel(スプレッドシート)では大きな違いがあります。それぞれの特徴を以下に示します。

名刺管理ソフトの特長

名刺情報の自動取り込み：複合機やスキャナーで名刺をスキャンするだけで、名刺情報が自動的に電子データ化される
共有・管理機能：チーム全体で名刺情報を共有・管理できる
セキュリティ強化：アクセス権限の設定や暗号化など、名刺情報の保護に優れている
スマートフォンアプリ連携：スマートフォンアプリと連携し、外出先でも名刺情報を確認・更新できる
検索・分析機能：名刺情報をスムーズに検索・分析できる

Excelでの名刺管理

低コスト導入：特別なソフトウェアを購入せずに、手軽に始められる
柔軟な管理項目設定：自由にカスタマイズできる
データ保管：オフライン環境でも問題なく使用できる

このように、名刺管理ソフトとExcelでは機能面での大きな違いがあります。低コストでの導入や、管理項目の柔軟な設定が必要な場合はExcelが向いていますが、名刺管理の効率化や共有・セキュリティ面では名刺管理ソフトのほうが優れています。

2. エクセルでの名刺管理の手順

エクセルを活用した名刺管理には、以下の3つの主な方法がございます。それぞれの特徴について詳しく見ていきましょう。

1. 独自のエクセルシートを作成する

まず、名刺管理専用のエクセルシートを自作する方法です。必要な情報項目をしっかりと組み込み、会社名、部署、役職、氏名(フリガナ)、連絡先、Webサイトなどを網羅的に管理することができます。さらに、独自の付加情報、例えばアプローチ履歴なども追加できるため、高度な管理が可能になります。

2. テンプレートを活用する

次に、既存の名刺管理用エクセルテンプレートを利用する方法があります。無料で提供されているテンプレートは多数ありますので、シンプルなものからカスタマイズ性の高いものまで、目的に合わせて選択できます。初期設定済みの項目を活かしつつ、必要に応じて自社の仕様に合わせて調整していくのがおすすめです。

3. 名刺アプリからのエクスポート

最後に、名刺アプリやソフトウェアから直接エクセルにデータをインポートする方法があります。手入力の手間がかからず、効率的な名刺管理が期待できます。名刺アプリから取り込んだ情報をそのままエクセルに取り込めるので、時間の節約にもつながります。

このように、エクセルを使った名刺管理には複数のアプローチがありますが、自社の状況やニーズに合わせて最適な方法を選択することが重要です。次に、自作のエクセルシートを作成する手順について詳しく解説いたします。

名刺管理用エクセルシートの作成手順

エクセルで自作する名刺管理用シートの作成は、以下の3つのステップに分けられます。

項目の設定
会社名、部署、役職、氏名(フリガナ)、連絡先情報などの必要な項目を設定しましょう。さらに、備考欄などの独自項目も追加できます。フリガナの自動入力機能を設定しておくと、管理がスムーズになります。
テーブル機能の活用
入力した情報を一覧で整理管理しやすくするため、テーブル機能を活用しましょう。テーブル化すれば、並び替えやフィルタリングなどの操作が容易になります。
セルへの入力制限
チームで共有・運用する場合は、セルに入力制限を設定することをおすすめします。ロック機能を使えば、ヒューマンエラーによる誤入力や書式の変更を防ぐことができます。

これらの手順に沿ってエクセルの名刺管理シートを作成すれば、効率的で使いやすい管理表が完成します。自社の実情に合わせてカスタマイズしながら、最適な運用体制を構築しましょう。

3. エクセルで名刺管理をするメリット

エクセルを使用して名刺管理を行うことには、以下のようなメリットがあります。

コストを抑えられる

エクセルは多くの企業で既に導入されているソフトウェアであるため、追加の購入費用を最小限に抑えることができます。また、無料で利用可能な名刺管理用のテンプレートも多数存在するので、ランニングコストも抑えられます。

自社に合わせたカスタマイズが可能

エクセルは高い柔軟性を備えているため、自社の業務フローに合わせて名刺管理の方法をカスタマイズすることができます。必要な項目の追加や書式の変更など、効率的な名刺管理を実現するための調整が可能です。ただし、このようなカスタマイズには、エクセルの高度な操作スキルが求められます。

オフラインでも利用可能

エクセルは、インターネット接続なしでも名刺情報の参照や更新を行うことができます。一方、クラウド型の名刺管理アプリはオンラインでの利用を前提としているため、インターネット環境が整っていない場合や通信障害が発生すると使用できなくなる可能性があります。このように、エクセルはオフラインでの利用が可能なため、環境に左右されることなく常に名刺情報にアクセスできるというメリットがあります。

大量のデータ処理が可能

エクセルは大量の名刺情報の管理に対応可能です。膨大なデータを処理する際にも、クラウド型のアプリに比べて安定した動作が期待できます。クラウド型アプリは通信環境やシステム障害の影響を受けやすく、大量のデータ処理には時間がかかる可能性があります。

以上のように、エクセルを使用して名刺管理を行うことには、様々なメリットがあります。しかし、デメリットもあるため、次項では、それらについて詳しく見ていきます。

4. エクセルで名刺管理をするデメリット

エクセルを利用して名刺管理を行うと、いくつかの課題が発生する可能性があります。以下では、そのデメリットについて詳しく解説します。

手動での入力作業が煩雑

エクセルでの名刺登録は、基本的に手入力で行う必要があります。そのため、管理する名刺の枚数が増えれば増えるほど、情報を打ち込むのに時間とコストがかかってしまいます。

さらに、担当者の異動や退職による名刺情報の変更が発生した場合も、都度手動で更新しなければなりません。手入力作業では、ヒューマンエラーが起きやすく、誤って重要なデータを削除してしまうリスクも考えられます。特に複数人での管理では、細かな権限設定が難しいのも課題となります。

大量のデータ管理では動作が遅い

管理するデータ量が増えていくと、エクセルの動作が遅くなる可能性があります。これにより、作業者の入力作業や運用に予想以上の時間がかかってしまうことがあります。

動作を軽くする方法としては、以下のようなことが考えられます:

見えないオブジェクトの削除
不要なマクロの削除
関数や数式の整理
使っていないページの削除

属人化のリスクがある

エクセルには複雑なマクロや関数が組み込まれている場合があります。そうした場合、メンテナンスできる人材が限定されるため、結果として運用が難しくなったり、使われなくなる可能性も考えられます。

つまり、エクセルで名刺管理を行う際には、属人化のリスクも避けられない課題といえます。

エクセルは情報の管理に便利ですが、管理するデータ量や利用人数によっては適したツールとは言えない可能性があります。これらのデメリットを理解した上で、適切な名刺管理方法を検討する必要があります。

5. エクセル出力対応の名刺管理ソフト

名刺管理ソフトの中には、エクセルへの出力機能を備えているものも多数あります。エクセルでの名刺管理に慣れ親しんだ方や、名刺情報をエクセルで一元管理したい場合に便利です。エクセル出力対応の名刺管理ソフトを活用すれば、手動入力の手間を省きながらエクセルでの管理が可能になります。

エクセル出力の特徴

名刺情報をCSVやExcel形式で出力できる
顧客管理や営業活動の履歴管理などをエクセルで行える
名刺情報とエクセル上の顧客データを連携できる
名刺情報の一括管理やソート、検索が簡単に行える

まとめ

エクセルは名刺管理に最適な環境とは言えませんが、エクセル出力に対応した名刺管理ソフトを活用すれば、手軽にエクセルでの名刺管理が可能になります。

アプリやクラウドサービスなどの名刺管理ツールを使えば、OCRによる自動入力や名刺の共有、顧客情報との連携など、エクセルでは実現が難しい機能も手に入れられます。

自社の業務フローにあわせて、エクセルとの親和性の高い名刺管理ソフトを探してみましょう。

まとめ

エクセルを使用した名刺管理には、コストを抑えられ、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるという利点がありますが、手入力の煩雑さや大量データ管理の遅延、属人化のリスクなどのデメリットもあります。一方で、エクセル出力に対応した名刺管理ソフトを活用すれば、これらの課題を克服しつつ、エクセルを活用した名刺管理が可能となります。自社の業務フローに最適な名刺管理ソリューションを見つけ、効率的な情報管理体制を構築することが重要です。

よくある質問

エクセルを使った名刺管理とソフトウェアを使った管理の違いは何ですか?

名刺管理ソフトでは、名刺情報の自動取り込みや共有・管理機能、セキュリティ面での優位性があります。一方、エクセルは低コストで柔軟な管理が可能です。機能面での違いを理解し、目的に合わせて適切なツールを選択することが重要です。

エクセルで名刺管理をする際の主な手順は何ですか?

エクセルでの名刺管理には、独自のシートを作成する方法、テンプレートを活用する方法、名刺アプリからエクスポートする方法などがあります。項目の設定、テーブル機能の活用、入力制限の設定など、効率的な管理のためのカスタマイズが可能です。

エクセルを使って名刺管理をするメリットは何ですか?

エクセルは多くの企業で既に導入されているため、追加コストを抑えられます。また、自社の業務に合わせたカスタマイズが可能で、オフラインでの利用も可能です。大量のデータ処理にも対応できるのが特徴です。

エクセルで名刺管理をする際のデメリットはどのようなことがありますか?

手動での入力作業が煩雑で、データ量が増えると動作が遅くなる可能性があります。また、複雑な機能を使うと属人化のリスクも考えられます。これらの課題を理解し、適切な名刺管理方法を検討する必要があります。